Aanmelden en afmelden

Aanmelden voor een wedstrijd

De uitnodigingen aan de zwemmers worden via e-mail verstuurd door het wedstrijdsecretariaat.

Ø De communicatie over wedstrijden loopt altijd via email. Als er om een reactie gevraagd wordt reageer dan snel.

LET OP: vanaf dit jaar krijg je de uitnodigingen van verschillende mensen die samen het wedstrijdsecretariaat vormen. Reageer altijd terug naar diegene die je heeft uitgenodigd via het “hieronymus”emailadres (en dus niet naar het privé adres van de wedstrijdsecretaris).

Gebruik dus gewoon de "reply-", "antwoorden-" knop van je emailprogramma, dan komt je antwoord op de goede plek terecht.

Op de uitnodiging wordt in ieder geval een bericht terug verwacht of je wel of niet meedoet aan de wedstrijd. Dat betekent dus, dat je vrijwel elke dag je e-mail moet nakijken of je bent uitgenodigd!!

Zorg dat het wedstrijdsecretariaat altijd een werkend e-mailadres heeft wat vaak wordt gelezen. Het is eventueel ook mogelijk een 2de emailadres (bv je ouders) op te geven.

Lees de uitnodiging goed want er zijn verschillende varianten:

  1. Oproep voor een verplichte wedstrijd. Je dient dan te komen (muv ziekte) omdat je de vereniging vertegenwoordigt. Afwezigheid betekent vaak een geldboete maar ook strafpunten waar de hele ploeg last van heeft. De afstanden die je moet zwemmen staan aangegeven. Je hoeft niet terug te reageren.
  2. Uitnodiging met daarop een voorstel voor te zwemmen afstanden. Alle zwemmers van dezelfde leeftijd kunnen dan een bepaalde afstand zwemmen. Je moet dan terug reageren naar afzender (of druk op reply knop) of je wil deelnemen. Alleen diegene die hebben gereageerd voor de deadline in de mail worden ingeschreven voor de wedstrijd. Een te late reactie betekent “niet meedoen”, mailen of bellen heeft geen zin want de organiserende vereniging laat na de deadline geen aanmeldingen meer toe. Na ontvangst van de aanmelding ontvang je na enkele dagen een bevestiging met daarop de tijd van vertrek en aanvang. Op de uitnodiging staat tevens de kosten per afstand.
  3. Uitnodiging met daarop of daarbij gevoegd een heel programma. Je mag dan een keuze maken uit de afstanden die jij leuk vindt en die voor jouw leeftijdscategorie bestemd zijn. Je moet dan terug reageren naar afzender (of druk op reply knop) of je wil deelnemen en op welk programmanummer (elke afstand heeft een eigen nr). Je kunt in de mail ook aangeven of je geïnteresseerd bent deel te nemen aan een estafette indien deze voor jouw leeftijd geprogrammeerd staat. Het wedstrijdsecretariaat en de hoofdtrainer kijken of er voldoende deelnemers zijn voor een estafette en bepalen bij overinschrijving wie er mee kunnen doen. Alleen diegene die hebben gereageerd voor de deadline in de mail worden ingeschreven voor de wedstrijd. Een te late reactie betekent “niet meedoen”, mailen of bellen heeft geen zin want de organiserende vereniging laat na de deadline geen aanmeldingen meer toe. Na ontvangst van de aanmelding ontvang je na enkele een bevestiging met daarop de tijd van vertrek en aanvang. Op de uitnodiging staat tevens de kosten per afstand.
  4. Uitnodiging deel te nemen aan een kampioenschap. Indien je één of meerdere limieten hebt gehaald die toegang verschaffen tot een kampioenschap hebt gehaald dan ontvang je ook een uitnodiging. Verwerking is net als hierboven onder 3 beschreven.

Afmelden voor een wedstrijd

In principe kun je je NIET afmelden voor een wedstrijd. De KNZB is hierin heel erg streng, afmeldingen verstoren de wedstrijd en secretariaten moeten overuren maken om mutaties te verwerken. Alleen in uitzonderlijke gevallen bv ziekte kun je je afmelden.

  • Afmelden tot 7 dagen voor de wedstrijd bij het wedstrijdsecretariaat. (via email zie hierboven)
  • Ziekmelden kan tot 24 uur voor aanvang wedstrijd.
  • Telefonisch op het telefoonnummer dat op de uitnodiging vermeld staat.
  • Indien je zonder afmelding niet komt opdagen zal je toch zelf de door de KNZB opgelegde boete moeten betalen.

Voor dit seizoen zijn de regels voor alle wedstrijden:

  • Afmelding voor de wedstrijd dient telefonisch plaats te vinden vóór 10 uur ’s morgens op het telefoonnummer dat op de uitnodiging staat. Indien de afmelding na 10 uur of niet plaatsvindt dan zal Hieronymus het boetebedrag van  ca. € 10,00 in rekening brengen bij de zwemmer. (Bij ochtendwedstrijd geldt de afmeldingstijd in uitnodigingsmail)
  • Indien er sprake is van inschrijfgeld (bv bij een limietwedstrijd, owkw of speedo) dan dient dit gewoon voldaan te worden (dit was al , zo maar blijft dus ook zo).

De contractpersonen secretariaat zijn: Klik op deze link

Coördinatie tijdens de wedstrijd:

Bij de wedstrijden zijn meerdere coaches aanwezig. Één van de coaches is de coördinator van de wedstrijd. 

Deze heeft als taken:

Voor de wedstrijd:
  • Voor wedstrijdsecretariaat aanspreekpunt t.a.v. wijzigingen en afmeldingen.
  • Met wedstrijdsecretariaat afstemmen dat er voldoende trainers op de coach oproep gereageerd hebben.
  • Communicatie en afstemming met zwemcommissie en bestuur.          
  • Controle via inschrijflijst of alle zwemmers aanwezig zijn.
  • Op tijd aanwezig ( voor verzameltijdstip).
  • Verantwoordelijk voor het tijdig afmelden zwemmers bij jury tafel. (ter voorkoming boetes)
Tijdens wedstrijd:
  • Aanspreekpunt voor de zwemmers en ouders.
  • Aanspreekpunt voor de organiserende vereniging en de scheidsrechter.
  • Vrijwilligers begeleiden die de zwemmers tijdig naar de voorstart sturen.
  • Zorgdragen dat alle zwemmers zich netjes gedragen ( aan de kant en in het zwembad) en als team zich sportief opstellen voor - - medehieronymuszwemmers en zwemmers van andere verenigingen.
  • Verantwoordelijk voor het informeren en voorbereiden van de zwemmers op de finaleafstanden.
  • De gehele wedstrijd aanwezig voor alle zwemmers.
Na de wedstrijd:
  • Het terug koppelen aan medecoaches en trainers van goede- en aandachtspunten per zwemmer. 
  • (bij niet Nederlandse wedstrijden) het ervoor zorgen dat uitslag(bestand) bij voorkeur op USB aan secretriaat verstrekt wordt
  • Melden van ev incidenten bij zwemcommissie/ bestuur